“A cloud PM: hyperconnected with unstructured information” - Ziet u het al voor u?
Een korte beschouwing op de Gartner Project Portfolio & IT Governance Summit
Na twee dagen door te brengen in de luxueus uitgevoerde kelder van een conferentiehotel ben ik blij om in ieder geval wat echte wolken in de lucht te zien. Soms moet je je even opsluiten in een onderwerp – en dit keer letterlijk in een hotelkelder – om er helemaal in te duiken en de slechte koffie en gebrek aan buitenlucht voor lief nemen.
De Gartner PPM & IT Governance Summit biedt een veelheid aan modellen, cases, metrics, volwassenheidsschema’s en uiteraard de magic quadrant. Goed doordacht, mooi gestructureerd en er wordt geprobeerd de werelden van business en IT hierin te plotten. Dat is ook nodig voor een terrein waarin de werelden van business en IT zo dicht bij elkaar komen. Projecten zijn nu eenmaal dát onderdeel van IT dat voor business managers echt interessant is. Ze hebben vernieuwing in IT nodig om hun doelstellingen te bereiken: meer producten op de markt, betere klanttevredenheid, betere business processen. En daar zijn nu eenmaal nieuwe systemen en applicaties voor nodig.
Een zeer interessant statement op het congres vond ik de uitspraak van een van de Gartner analisten die aangaf dat het legacy tijdperk van een applicatie begint op zo’n 6 weken na het moment van live gaan van een project. Dan immers ondervindt de business owner de effecten van dit nieuwe systeem, die komt met nieuwe functionaliteit en gebruikersgemak, maar ook vaak met een aanpassing van de werkwijze van de gebruikers voor nodig is. En dat resulteert nogal eens in een periode van desillusie en twijfel of dit nu wel zo’n goede stap is. De business verliest in die fase al snel een stukje van het enthousiasme voor een nieuwe oplossing. Jammer, want echte successen vergen een gezamenlijke inspanning. Ook de business moet na het live gaan van een systeem extra inspanning steken om het geheel te laten werken. Gelukkig zijn alle deskundigen op het gebied van Project en Programma Management het erover eens dat de afronding van een project het begin is van iets en niet het einde. Wist u trouwens dat er indicaties zijn dat van een applicatie total cost of ownership slechts 8% zit in de projectfase tot en met het live gaan? Dus dat er nog zo’n 92% van de totale kosten zullen volgen voor het beheer in de komende 5 tot 10 of 20 jaar van het gebruik van een systeem? Iedere reden dus voor een samenwerking tussen business en IT om een nieuwe systeem zo succesvol mogelijk te gaan gebruiken.
Gedurende het hele congres wordt gelukkig veel gesproken over de noodzaak om te denken in business value, maar tegelijkertijd wordt ook gemeld dat het creëren van business IT alignment nog altijd een van de top 5 prioriteiten van de CIO is. We zijn er blijkbaar nog niet! Gezamenlijk inzicht en sturing door bijvoorbeeld een dashboard kan zorgen voor een beter begrip in de werelden van zowel de business als IT, waar en hoe deze elkaar raken, en wie waarop stuurt. Hoe? Door het vertalen van IT ‘metrics’ en het aggregeren in business doelstellingen en het opbreken van business drivers in IT componenten die nodig zijn om de business doelstellingen te bereiken. Het bouwen van een brug vanuit beide kanten en zorgen dat de brug in het midden bij elkaar wordt gebracht. Het is overigens wel zaak om zo’n dashboard simpel, uniform en high level te houden. Dat kan nog wel eens een valkuil zijn voor IT en PMO organisaties.
Aan het eind van het congres werd gelukkig ook ingegaan op het ‘menselijke aspect’ om de werelden van business en IT bij elkaar te brengen. Je redt het niet met alleen structuren, getallen, processen. Het is goed om dit te hebben als gezamenlijke uitgangspunten maar uiteindelijk gaat het er zeker ook om dat ‘echte mensen’ elkaar weten te vinden voor het nemen van beslissingen waarin een afweging wordt gemaakt tussen de beide belangen, zowel de business als IT.
En wat betreft die cloud PMO? Structuren, systemen en processen werken alleen maar als ‘echte mensen’ elkaar ook kunnen vinden buiten de getallen en processen. Cijfers en grafieken helpen om inzicht en sturing te creëren maar zijn geen vervanging voor de menselijke interpretatie en beslissingen. Tijd om naar buiten te gaan: wolken bekijken in de echte buitenwereld ……
London, juni 2010
Anita van den Hoek, Partner ForceFive